Alors que les bureaux sont en pleine transformation, quels sont les prérequis pour mener à bien une réorganisation des espaces de travail ?
Tout dépend du niveau de digi-talisation et d’organisation des équipes. Une des premières choses à faire est de réaliser un diagnostic, une étape que nous proposons à nos clients. Pour un passage en flex office, il faut s’as-surer que des accords de télé-travail aient été signés, que les bureaux soient adaptés à cette pratique comme par exemple les open space, que les espaces communs offre de la variété entre bulles de confidentialité et salles de réunion traditionnelles et que tous les collaborateurs concer-nés soient équipés d’ordinateurs portables.
Un autre facteur clé de réussite du projet réside dans l'accompa-gnement à ce changement orga-nisationnel, qui parfois nécessite la réalisation d’ateliers, de faire des tests avec des groupes d’am-bassadeurs en interne ou d’in-tégrer le CSE dans la démarche. Cette transformation doit éga-lement s’appuyer sur des outils digitaux qui facilitent l’accès aux bonnes ressources tout en favorisant le lien social. Notre solution permet par exemple de réserver un poste de travail, une salle de réunion, une place de parking mais aussi de consul-ter les agendas de chacun afin de connaître les jours de présence de ses collègues, d’inviter un col-lègue à venir travailler au bureau, d’avoir des rappels, etc. L’outil est personnalisable et s’adapte aux besoins de chacun. L’objectif est de simplifier le quotidien et d’améliorer la collaboration entre les salariés.
Comment permettre à chaque collaborateur d’avoir le meilleur environnement de travail au quotidien ?
Les collaborateurs peuvent avoir des besoins différents selon leur métier, leur âge, leurs aspirations, etc. À titre d’exemple, nous avons été amenés à accompagner une société en pleine croissance qui rencontrait un problème de place dans ses bureaux. Certains sala-riés étaient favorables au flex office et au télétravail alors que d’autres étaient réticents. Nous avons réussi à faire vivre tout le monde avec le même niveau de satisfaction en nous adaptant aux besoins de chacun. Certains ont gardé leur bureau attribué quand d’autres ont basculé en bureaux partagés.
Quels sont les avantages pour une entreprise d’adopter une organisation de travail plus flexible ?
Cela accroît fortement son agi-lité. Les directions et services des entreprises sont davantage désilotées et les organisations en flex office permettent de répondre à ce besoin de trans-versalité. Les entreprises font également de plus en plus tra-vailler leurs collaborateurs en équipe projet, ce qui néces-site de la modularité dans les espaces de travail. Cela apporte aussi une souplesse immobilière en offrant la possibilité d’ajus-ter les capacités d’accueil en fonction des besoins.
